Wie gleichst du Zahlungen automatisch mit ausgestellten und erhaltenen Rechnungen ab?

Kurze Antwort (5 Schritte)

1. Du importierst den Kontoauszug oder verbindest das Bankkonto direkt.
2. Das System schlägt automatisch Rechnung-Zahlung-Zuordnungen vor, basierend auf Beträgen, Daten und Zahlungsreferenzen.
3. Du bestätigst die korrekten Zuordnungen und markierst die Ausnahmen zur manuellen Prüfung.
4. Du erstellst den vollständigen Abgleichsbericht.
5. Die Buchungen werden automatisch aus jeder bestätigten Zuordnung erzeugt.

Was das Gesetz sagt (kurz)

• Der monatliche Abgleich ist bei jedem Periodenabschluss verpflichtend (Legea contabilității 82/1991).
• Kontoauszüge sind buchhalterische Originalbelege und müssen 10 Jahre lang archiviert werden.
• Wechselkursdifferenzen bei Zahlungen in Fremdwährung werden gesondert erfasst, gemäß OMFP 1802/2014.
• Ungelöste Diskrepanzen können bei einer ANAF-Prüfung zu steuerlichen Korrekturen und Strafen führen.

Praktische Beispiele

• Abgleich einer Überweisung mit einer Rechnung über IT-Dienstleistungen — gleicher Betrag, gleicher Tag; automatische Zuordnung zu 100%.
• Teilzahlung — eine einzelne Zahlung deckt eine Rechnung teilweise oder mehrere Rechnungen ab; das System schlägt die Aufteilung vor.
• Zahlung in EUR für eine Rechnung in RON — es entsteht eine Ausnahme für die Kursdifferenz; du erfasst sie manuell als Wechselkursdifferenz.
• Bankgebühren — sie erscheinen im Auszug als separate Transaktionen; du markierst sie als Bankaufwendungen und gleichst sie nicht mit Rechnungen ab.

Häufige Fehler

• Fehlerhafter manueller Abgleich zweier Zahlungen mit ähnlichen Beträgen, aber für unterschiedliche Kunden.
• Nicht-Erfassung der Kursdifferenzen bei Zahlungen in Fremdwährung.
• Nicht zugeordnete Zahlungen bis zum Quartalsende liegen lassen.
• Weglassen der Bankgebühren beim Abgleich — das erzeugt unerklärliche Differenzen.
• Import der Auszüge im falschen Format — prüfe das akzeptierte Format (MT940, CSV, OFX).

Wie 4conta hilft

• Automatischer Abgleich auf Basis von Beträgen, Kalenderdaten und Bankreferenzen.
• Fuzzy-Abgleich für Zahlungen mit einer Referenz, die leicht von der Rechnungsnummer abweicht.
• Ausnahmen werden automatisch markiert und gesondert zur Prüfung aufgelistet.
• Der Abgleichsbericht wird sofort erstellt, fertig für den Buchhalter.
• Die Buchungen werden direkt aus dem Abgleich erzeugt — ohne manuelle Eingabe.