Wie archivierst du Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen sicher?

Kurze Antwort (5 Schritte)

Ausgestellte und erhaltene Rechnungen werden bei der Erstellung automatisch im Archiv gespeichert.
Jede Aktion (Erstellen, Bearbeiten, Löschen) wird mit Benutzer, Datum und Uhrzeit protokolliert.
Der Zugriff auf Dokumente wird nach Rollen gesteuert: Buchhalter, Administrator, Betrachter.
Prüfberichte können jederzeit erstellt werden, gefiltert nach Periode oder Benutzer.
Export und externes Backup sind auf Anfrage verfügbar, im ZIP- oder PDF-Format.

Aufbewahrungsfrist: Rechnungen werden mindestens 10 Jahre ab dem Ausstellungsdatum archiviert (art. 110 Cod fiscal).
Integrität der Dokumente: Die elektronische Archivierung muss gewährleisten, dass Dokumente nicht rückwirkend geändert werden können (Legea 135/2007).
Zugriffsprotokoll: Im Fall einer ANAF-Prüfung muss ein Protokoll über den Zugriff auf Steuerdokumente vorgelegt werden.
Das Löschen von Rechnungen ist nicht erlaubt — es werden Stornierungen ausgestellt; das Originaldokument verbleibt im Archiv.

Audit-Trail einer stornierten Rechnung — Bericht, der zeigt: wer die Originalrechnung erstellt hat, wer die Stornierung veranlasst hat, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit, von welcher IP.
Archivbericht für 5 Jahre — 2020–2024, alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen, als ZIP für eine Steuerprüfung exportiert.
Jährlicher externer Backup-Export — ZIP mit PDF-Dateien + JSON-Metadaten, auf einem externen Server oder in der Cloud gespeichert, zum Schutz vor Datenverlust.
Bericht über Buchhalter-Zugriffe — du filterst die Aktionen eines Buchhalter-Benutzers über einen Zeitraum, für eine interne Prüfung.

Löschen von Rechnungen aus dem System anstelle einer Stornierung — das erzeugt Lücken im Archiv und Probleme bei einer Prüfung.
Fehlendes regelmäßiges externes Backup — fällt der Server aus, verlierst du das Archiv.
Nichteinhaltung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist — Risiko einer ANAF-Geldbuße.
Unkontrollierter Zugriff auf Dokumente — jeder kann ohne Spur im Protokoll herunterladen oder ändern.
Archivierung auf einer lokalen Festplatte ohne elektronische Signatur — beweist die Integrität des Dokuments vor Gericht nicht.

Gesichertes Archiv mit vollständigem Protokoll von Änderungen und Zugriffen — du kannst eine Rechnung nicht ohne Spur ändern.
10-jährige Aufbewahrungsrichtlinie automatisch angewendet, mit Warnung bei bald ablaufenden Dokumenten.
Sofortige Prüfberichte, fertig für ANAF-Inspektionen oder interne Audits.
Export und externes Backup mit einem Klick — ZIP-Format mit PDF + Metadaten.
Der Zugriff wird nach Rollen gesteuert; jede Aktion wird mit Benutzer, IP und Zeitstempel protokolliert.

Siehe auch: