Cum potrivești plățile automat cu facturile emise și primite?

Răspuns scurt (5 pași)

1. Importi extrasul bancar sau conectezi contul bancar direct.
2. Sistemul propune automat potriviri factură-plată, pe baza sumelor, datelor și referințelor de plată.
3. Confirmi potrivirile corecte și marchezi excepțiile pentru verificare manuală.
4. Generezi raportul de reconciliere complet.
5. Înregistrările contabile se creează automat din fiecare potrivire confirmată.

Ce spune legislația (pe scurt)

• Reconcilierea lunară este obligatorie la fiecare închidere de perioadă (Legea contabilității 82/1991).
• Extrasele bancare sunt documente contabile primare și trebuie arhivate 10 ani.
• Diferențele de curs valutar la plăți în valută se înregistrează separat, conform OMFP 1802/2014.
• Discrepanțele nerezolvate pot genera corecții fiscale și penalități la control ANAF.

Exemple practice

• Potrivire OP cu factură de servicii IT — aceeași sumă, aceeași zi; potrivire automată 100%.
• Plată parțială — o singură plată acoperă parțial o factură sau acoperă mai multe facturi; sistemul propune distribuția.
• Plată în EUR pentru factură în RON — apare excepție pentru diferența de curs; o înregistrezi manual ca diferență de curs valutar.
• Comisioane bancare — apar în extras ca tranzacții separate; le marchezi drept cheltuieli bancare și nu le potrivești cu facturi.

Greșeli frecvente

• Potrivirea manuală greșită a două plăți cu sume similare, dar pentru clienți diferiți.
• Neînregistrarea diferențelor de curs la plățile în valută.
• Lăsarea plăților nepotrivite până la sfârșitul trimestrului.
• Omiterea comisioanelor bancare din reconciliere — creează diferențe neexplicabile.
• Importul extraselor în format greșit — verifică formatul acceptat (MT940, CSV, OFX).

Cum te ajută 4conta

• Potrivire automată bazată pe sume, date calendaristice și referințe bancare.
• Potrivire fuzzy pentru plăți cu referință ușor diferită față de numărul facturii.
• Excepțiile sunt marcate automat și listate separat pentru verificare.
• Raportul de reconciliere este generat instant, gata pentru contabil.
• Înregistrările contabile se creează direct din reconciliere — fără introducere manuală.