Cum arhivezi facturile și documentele contabile în siguranță?

Răspuns scurt (5 pași)

Facturile emise și primite se salvează automat în arhivă la momentul creării.
Fiecare acțiune (creare, editare, ștergere) este înregistrată în log cu utilizator, dată și oră.
Accesul la documente este controlat pe roluri: contabil, administrator, vizualizator.
Rapoartele de audit pot fi generate oricând, filtrate pe perioadă sau utilizator.
Exportul și backup-ul extern sunt disponibile la cerere, în format ZIP sau PDF.

Perioada de retenție: facturile se arhivează minim 10 ani de la data emiterii (art. 110 Cod fiscal).
Integritatea documentelor: arhivarea electronică trebuie să garanteze că documentele nu pot fi modificate retroactiv (Legea 135/2007).
Log de acces: în caz de control ANAF, trebuie prezentat un log al accesului la documente fiscale.
Ștergerea facturilor nu este permisă — se emit stornări; documentul original rămâne în arhivă.

Audit trail factură stornată — raport care arată: cine a creat factura originală, cine a inițiat stornarea, la ce dată și oră, din ce IP.
Raport de arhivă pentru 5 ani — 2020–2024, toate facturile emise și primite, exportate în ZIP pentru control fiscal.
Export anual backup extern — ZIP cu PDF-uri + metadata JSON, stocat pe server extern sau cloud pentru protecție împotriva pierderii datelor.
Raport acces contabil — filtrezi acțiunile unui utilizator contabil pe o perioadă, pentru audit intern.

Ștergerea facturilor din sistem în loc de emitere stornare — creează goluri în arhivă și probleme la control.
Lipsa backup-ului extern periodic — dacă serverul pică, pierzi arhiva.
Nerespectarea perioadei de retenție de 10 ani — risc amendă ANAF.
Accesul necontrolat la documente — oricine poate descărca sau modifica fără urmă în log.
Arhivarea pe hard disk local fără semnătură electronică — nu dovedește integritatea documentului în instanță.

Arhivă securizată cu log complet al modificărilor și accesurilor — nu poți modifica o factură fără urmă.
Politică de retenție de 10 ani aplicată automat, cu alertă la documente aproape expirate.
Rapoarte de audit instant, gata pentru inspecții ANAF sau audit intern.
Export și backup extern cu un singur click — format ZIP cu PDF + metadate.
Accesul este controlat pe roluri; fiecare acțiune este înregistrată cu utilizator, IP și timestamp.

Vezi și: