Come abbini automaticamente i pagamenti alle fatture emesse e ricevute?

Risposta breve (5 passaggi)

1. Importi l'estratto conto bancario oppure colleghi direttamente il conto bancario.
2. Il sistema propone automaticamente gli abbinamenti fattura-pagamento, in base a importi, date e riferimenti di pagamento.
3. Confermi gli abbinamenti corretti e contrassegni le eccezioni per la verifica manuale.
4. Generi il report di riconciliazione completo.
5. Le scritture contabili vengono create automaticamente da ogni abbinamento confermato.

Cosa dice la legge (in breve)

• La riconciliazione mensile è obbligatoria a ogni chiusura di periodo (Legge contabilità 82/1991).
• Gli estratti conto bancari sono documenti contabili primari e devono essere conservati per 10 anni.
• Le differenze di cambio sui pagamenti in valuta si registrano separatamente, ai sensi dell'OMFP 1802/2014.
• Le discrepanze non risolte possono generare rettifiche fiscali e sanzioni in caso di controllo ANAF.

Esempi pratici

• Abbinamento bonifico con fattura di servizi IT — stesso importo, stesso giorno; abbinamento automatico al 100%.
• Pagamento parziale — un singolo pagamento copre parzialmente una fattura oppure copre più fatture; il sistema propone la ripartizione.
• Pagamento in EUR per fattura in RON — compare un'eccezione per la differenza di cambio; la registri manualmente come differenza di cambio valutario.
• Commissioni bancarie — compaiono nell'estratto come transazioni separate; le contrassegni come spese bancarie e non le abbini alle fatture.

Errori frequenti

• Abbinamento manuale errato di due pagamenti con importi simili, ma per clienti diversi.
• Mancata registrazione delle differenze di cambio sui pagamenti in valuta.
• Lasciare i pagamenti non abbinati fino alla fine del trimestre.
• Omissione delle commissioni bancarie dalla riconciliazione — crea differenze inspiegabili.
• Importazione degli estratti in formato errato — verifica il formato accettato (MT940, CSV, OFX).

Come ti aiuta 4conta

• Abbinamento automatico basato su importi, date di calendario e riferimenti bancari.
• Abbinamento fuzzy per pagamenti con riferimento leggermente diverso dal numero della fattura.
• Le eccezioni vengono contrassegnate automaticamente ed elencate separatamente per la verifica.
• Il report di riconciliazione viene generato all'istante, pronto per il commercialista.
• Le scritture contabili vengono create direttamente dalla riconciliazione — senza inserimento manuale.