Come archivi le fatture e i documenti contabili in sicurezza?

Risposta breve (5 passaggi)

1. Le fatture emesse e ricevute vengono salvate automaticamente in archivio al momento della creazione.
2. Ogni azione (creazione, modifica, eliminazione) viene registrata nel log con utente, data e ora.
3. L'accesso ai documenti è controllato per ruoli: commercialista, amministratore, visualizzatore.
4. I report di audit possono essere generati in qualsiasi momento, filtrati per periodo o utente.
5. L'export e il backup esterno sono disponibili su richiesta, in formato ZIP o PDF.

Cosa dice la legge (in breve)

• Periodo di conservazione: le fatture si archiviano per un minimo di 10 anni dalla data di emissione (art. 110 Codice fiscale).
• Integrità dei documenti: l'archiviazione elettronica deve garantire che i documenti non possano essere modificati retroattivamente (Legge 135/2007).
• Log di accesso: in caso di controllo ANAF, deve essere presentato un log degli accessi ai documenti fiscali.
• L'eliminazione delle fatture non è consentita — si emettono storni; il documento originale resta in archivio.

Esempi pratici

• Audit trail di una fattura stornata — report che mostra: chi ha creato la fattura originale, chi ha avviato lo storno, in quale data e ora, da quale IP.
• Report di archivio per 5 anni — 2020–2024, tutte le fatture emesse e ricevute, esportate in ZIP per il controllo fiscale.
• Export annuale di backup esterno — ZIP con i PDF + metadati JSON, archiviato su server esterno o cloud per la protezione contro la perdita di dati.
• Report accessi del commercialista — filtri le azioni di un utente commercialista in un periodo, per l'audit interno.

Errori frequenti

• Eliminazione delle fatture dal sistema anziché emissione di storno — crea lacune nell'archivio e problemi in fase di controllo.
• Mancanza di un backup esterno periodico — se il server si guasta, perdi l'archivio.
• Mancato rispetto del periodo di conservazione di 10 anni — rischio di sanzione ANAF.
• Accesso non controllato ai documenti — chiunque può scaricare o modificare senza traccia nel log.
• Archiviazione su disco fisso locale senza firma elettronica — non dimostra l'integrità del documento in giudizio.

Come ti aiuta 4conta

• Archivio sicuro con log completo di modifiche e accessi — non puoi modificare una fattura senza lasciare traccia.
• Politica di conservazione di 10 anni applicata automaticamente, con avviso per i documenti prossimi alla scadenza.
• Report di audit istantanei, pronti per le ispezioni ANAF o per l'audit interno.
• Export e backup esterno con un solo clic — formato ZIP con PDF + metadati.
• L'accesso è controllato per ruoli; ogni azione viene registrata con utente, IP e timestamp.