Comment archiver les factures et les documents comptables en toute sécurité ?

Réponse rapide (5 étapes)

Les factures émises et reçues sont enregistrées automatiquement dans l'archive au moment de leur création.
Chaque action (création, modification, suppression) est consignée dans un journal avec l'utilisateur, la date et l'heure.
L'accès aux documents est contrôlé par rôle : comptable, administrateur, lecteur.
Les rapports d'audit peuvent être générés à tout moment, filtrés par période ou par utilisateur.
L'export et la sauvegarde externe sont disponibles à la demande, au format ZIP ou PDF.

Durée de conservation : les factures se conservent au minimum 10 ans à compter de la date d'émission (art. 110 Code fiscal roumain).
Intégrité des documents : l'archivage électronique doit garantir que les documents ne peuvent pas être modifiés rétroactivement (Legea 135/2007).
Journal des accès : en cas de contrôle ANAF, un journal des accès aux documents fiscaux doit être présenté.
La suppression des factures n'est pas autorisée — on émet des annulations ; le document original reste dans l'archive.

Piste d'audit d'une facture annulée — un rapport qui indique : qui a créé la facture originale, qui a déclenché l'annulation, à quelle date et heure, depuis quelle adresse IP.
Rapport d'archive sur 5 ans — 2020–2024, toutes les factures émises et reçues, exportées en ZIP pour un contrôle fiscal.
Export annuel de sauvegarde externe — un ZIP avec les PDF + des métadonnées JSON, stocké sur un serveur externe ou dans le cloud pour se prémunir contre la perte de données.
Rapport d'accès d'un comptable — vous filtrez les actions d'un utilisateur comptable sur une période, pour un audit interne.

Supprimer les factures du système au lieu d'émettre une annulation — cela crée des trous dans l'archive et des problèmes lors d'un contrôle.
Ne pas effectuer de sauvegarde externe périodique — si le serveur tombe en panne, vous perdez l'archive.
Ne pas respecter la durée de conservation de 10 ans — risque d'amende ANAF.
Un accès non contrôlé aux documents — n'importe qui peut télécharger ou modifier sans trace dans le journal.
Archiver sur un disque dur local sans signature électronique — cela ne prouve pas l'intégrité du document devant un tribunal.

Une archive sécurisée avec un journal complet des modifications et des accès — vous ne pouvez pas modifier une facture sans laisser de trace.
Une politique de conservation de 10 ans appliquée automatiquement, avec une alerte sur les documents proches de l'expiration.
Des rapports d'audit instantanés, prêts pour les inspections ANAF ou un audit interne.
Export et sauvegarde externe en un seul clic — un format ZIP avec PDF + métadonnées.
L'accès est contrôlé par rôle ; chaque action est enregistrée avec l'utilisateur, l'adresse IP et l'horodatage.

Voir aussi :