Ce registre trebuie să țină un PFA în 2026?
Un PFA în contabilitate în partidă simplă are trei registre obligatorii, nu unul. Al treilea — Registrul de evidență fiscală — este cel care lipsește cel mai des la controalele ANAF, pentru că nu apare în ordinul care reglementează celelalte două.
Răspuns scurt
- Un PFA în sistem real ține trei registre: Registrul-jurnal de încasări și plăți, Registrul-inventar și Registrul de evidență fiscală.
- Primele două sunt reglementate de OMFP 170/2015, iar al treilea de art. 68 alin. (8) din Codul fiscal.
- Registrele se pot ține pe suport de hârtie sau electronic, fără obligația de a fi înregistrate la ANAF.
- PFA-urile impuse la normă de venit nu țin Registrul-jurnal, dar rămân obligate să conducă Registrul de evidență fiscală dacă sunt plătitoare de TVA.
- Documentele justificative și registrele se păstrează 5 ani, nu 10.
Ce spune legislația
- Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar sunt prevăzute de OMFP nr. 170/2015 privind contabilitatea în partidă simplă.
- Registrul de evidență fiscală este o obligație distinctă, din art. 68 alin. (8) din Codul fiscal, și nu se confundă cu Registrul-jurnal.
- Legea 82/1991 permite PFA-ului să își conducă singur contabilitatea în partidă simplă — nu este nevoie de un expert contabil.
- Înregistrările se fac cronologic, pe baza documentelor justificative, iar totalurile se stabilesc lunar și anual.
- Un PFA plătitor de TVA adaugă la acestea jurnalele de vânzări și de cumpărări cerute de legislația de TVA.
Ce conține fiecare registru
Cele trei registre obligatorii ale unui PFA în sistem real
| Registru | Ce se trece în el | Bază legală |
|---|---|---|
| Registrul-jurnal de încasări și plăți | Toate sumele încasate și plătite, în ordine cronologică, cu data și documentul justificativ | OMFP 170/2015 |
| Registrul-inventar | Bunurile și valorile din patrimoniul afacerii, inventariate la sfârșitul exercițiului | OMFP 170/2015 |
| Registrul de evidență fiscală | Venitul brut, cheltuielile deductibile și venitul net anual — baza pe care se completează Declarația unică | Cod fiscal, art. 68 alin. (8) |
Exemple practice
- Un PFA de IT care facturează lunar unui singur client trece fiecare încasare în Registrul-jurnal la data creditării contului, nu la data facturii.
- Un PFA care cumpără un laptop de 6.000 lei îl înscrie în Registrul-inventar și deduce cheltuiala prin amortizare, nu integral în luna achiziției.
- Un PFA cu venituri de 180.000 lei și cheltuieli deductibile de 40.000 lei trece în Registrul de evidență fiscală un venit net de 140.000 lei, care devine baza pentru CAS și CASS.
Greșeli frecvente
- Se ține doar Registrul-jurnal, iar Registrul de evidență fiscală lipsește — este cea mai frecventă lipsă constatată la controalele pe PFA.
- Se trec veniturile la data facturii, nu la data încasării: contabilitatea în partidă simplă lucrează pe încasări și plăți efective.
- Se deduc cheltuieli fără document justificativ pe numele PFA-ului, care sunt respinse integral la control.
- Se amestecă contul personal cu cel al afacerii, ceea ce face imposibilă reconstituirea Registrului-jurnal.
Cum te ajută 4conta
4conta generează cele trei registre automat din documentele încărcate: fiecare încasare și plată intră în Registrul-jurnal la data operațiunii bancare, bunurile de peste plafonul de amortizare ajung în Registrul-inventar, iar venitul net se calculează în Registrul de evidență fiscală pe măsură ce anul avansează.
Registrele se pot exporta în format tipăribil pentru un control ANAF, iar cifra de venit net se preia direct în Declarația unică, fără recalculare manuală.