Ghid de contabilitate pentru firme și PFA în România

Cum se organizează contabilitatea unei firme, pas cu pas

Ordinea de mai jos este cea care evită cele mai multe corecții ulterioare: stabilești forma de organizare și regimul de TVA înainte de a emite prima factură, nu după.

1. Stabilește forma de organizare: PFA în partidă simplă sau societate în partidă dublă. Alegerea determină registrele, declarațiile și dacă poți ține singur contabilitatea.
2. Verifică regimul de TVA. Sub 395.000 lei cifră de afaceri anuală poți rămâne neplătitor; dacă vei cumpăra servicii din UE, ai nevoie de codul special de la art. 317 înainte de prima achiziție.
3. Deschide registrele cerute de forma aleasă și separă contul bancar al afacerii de cel personal. Fără separare, registrul de încasări și plăți nu se poate reconstitui.
4. Configurează facturarea cu cotele de TVA în vigoare — 21% standard, 11% redusă — și cu transmiterea în RO e-Factura pentru facturile emise altor persoane impozabile.
5. Construiește calendarul declarativ propriu: declarațiile lunare sau trimestriale de TVA, D112 dacă ai salariați, D406 SAF-T dacă ești în partidă dublă, plus declarația anuală și bilanțul.
6. Urmărește lunar cifra de afaceri cumulată de la 1 ianuarie, ca depășirea plafonului de TVA să nu te prindă nepregătit — solicitarea de înregistrare se depune în ziua depășirii.
7. Arhivează documentele justificative și registrele 5 ani, în format care poate fi prezentat la un control.

Registrele și evidențele obligatorii

Un PFA în partidă simplă are trei registre, nu unul: Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar, prevăzute de OMFP 170/2015, plus Registrul de evidență fiscală, care are o bază legală separată — art. 68 alin. (8) din Codul fiscal. Al treilea este cel care lipsește cel mai des la controale, exact pentru că nu apare în ordinul care reglementează primele două.

O societate ține contabilitate în partidă dublă, cu balanță și situații financiare anuale. Aici apare condiția din art. 10 din Legea 82/1991: contabilitatea poate fi condusă doar de o persoană cu studii economice superioare sau printr-un contract cu un membru CECCAR. Condiția nu depinde de mărimea firmei.

• Documentele justificative și registrele se păstrează 5 ani.
• Registrele pot fi ținute electronic, fără obligația de a fi înregistrate la ANAF.
• Un PFA plătitor de TVA adaugă jurnalele de vânzări și de cumpărări.

TVA: cote, plafon și momentul înregistrării

Din 1 august 2025, cota standard de TVA este 21% și cea redusă 11%, prin Legea 141/2025. Cotele de 9% și 5% au fost comasate în cea de 11%, iar o cotă tranzitorie de 9% se mai aplică la unele livrări de locuințe contractate anterior. Orice sursă care indică 19%, 9% și 5% este anterioară acestei legi.

Plafonul de scutire este 395.000 lei, calculat pe cifra de afaceri realizată de la începutul anului calendaristic. Termenul de depunere a solicitării de înregistrare este ziua în care plafonul este atins sau depășit, conform art. 310 alin. (6) — nu 10 zile de la finele lunii, care este regula abrogată repetată încă de majoritatea articolelor.

Cotele de TVA aplicabile în 2026

Salarizare: ce se schimbă la primul angajat

Contribuțiile sunt CAS 25%, CASS 10% și impozit 10%, reținute de la salariat, plus contribuția asiguratorie pentru muncă de 2,25% în sarcina angajatorului, cu virare până pe 25 a lunii următoare. Salariul minim brut este 4.050 lei în prima jumătate a anului 2026 și 4.325 lei de la 1 iulie.

La contractele part-time contribuțiile se calculează la o bază minimă, iar aceasta este cifra cel mai des greșită din salarizarea românească: nu este salariul minim brut, ci salariul minim diminuat cu suma netaxabilă, adică 3.750 lei între ianuarie și iunie 2026 și 4.125 lei din iulie. Baza rezultă din OUG 89/2025 art. III alin. (5), ca derogare de la Codul fiscal.

O creștere de salariu minim nu se aplică singură: fiecare contract sub noul nivel are nevoie de act adițional, iar modificarea se transmite în REGES-ONLINE în 20 de zile lucrătoare, sub sancțiunea unei amenzi de 5.000–8.000 lei.

PFA: CAS, CASS și Declarația unică

Un PFA datorează CASS de 10% pe venitul net, cu o bază minimă de 6 salarii minime și un plafon de 72 de salarii minime, urcat de la 60 prin Legea 239/2025. CAS se datorează în trepte: nimic sub 12 salarii minime, apoi baza de 12 salarii între 12 și 24, și baza de 24 de salarii peste acest nivel.

Atenție la salariul de referință: plafoanele se raportează la salariul minim de la 1 ianuarie, adică 4.050 lei, nu la cel majorat în iulie. Astfel, 6 salarii minime înseamnă 24.300 lei, iar 72 de salarii înseamnă 291.600 lei. O pagină care folosește 4.325 lei la aceste plafoane dă cifre greșite.

• CASS minim la 6 salarii: 10% din 24.300 lei, adică 2.430 lei.
• CASS maxim la 72 de salarii: 10% din 291.600 lei, adică 29.160 lei.
• CAS la treapta de 12 salarii: baza este 24.300 lei; la treapta de 24 de salarii, 48.600 lei.
• Declarația unică pentru veniturile din 2025 s-a depus până la 25 mai 2026.

e-Factura și SAF-T

Facturile emise altor persoane impozabile se transmit obligatoriu în RO e-Factura, în 5 zile lucrătoare de la emitere — zile lucrătoare, nu calendaristice, după modificarea adusă prin OUG 89/2025. Sancțiunea pentru netransmitere are două componente care se cumulează: amenda pe categorie de contribuabil și 15% din valoarea facturii, iar reducerea de 50% pentru plata rapidă nu se aplică.

Pentru facturile emise către persoane fizice, obligația de transmitere a fost eliminată prin Legea 88/2026, publicată pe 29 mai 2026; sistemul este opțional pentru ele din 1 iunie 2026. Este o schimbare recentă, iar articolele scrise înainte de acea dată descriu o regulă care nu mai există.

Declarația D406 SAF-T se depune de contribuabilii care țin contabilitate în partidă dublă, inclusiv de cei mici, în obligație de la 1 ianuarie 2025. Un PFA în partidă simplă nu depune D406. Pentru depunerea trimestrială, termenele din 2026 sunt 30 aprilie, 31 iulie, 31 octombrie 2026 și 31 ianuarie 2027.

Ce s-a schimbat în 2026

Dividendele distribuite pe baza situațiilor financiare interimare din 2025 rămân impozitate cu 10%, fără recalculare la noua cotă. Impozitul se virează până pe 25 a lunii următoare plății, sau până pe 25 ianuarie a anului următor pentru dividendele distribuite și neplătite.

Modificări intrate în vigoare, cu valorile anterioare pentru comparație

Cum te ajută 4conta

4conta este contabilitate online pentru firme și PFA din România: documentele intră prin încărcare sau direct din e-Factura, registrele și jurnalele se completează din ele, iar calendarul declarativ se construiește din regimul fiscal real al firmei — nu dintr-un șablon generic.

Valorile care se schimbă prin lege — cote de TVA, plafoane, baze minime de contribuții — se actualizează central, o singură dată, iar facturarea, statele de plată și declarațiile preiau noile cifre. Depunerea către ANAF se face prin integrarea cu Spațiul Privat Virtual, cu status confirmat pe fiecare document.